Katika mawasiliano ya kiofisi, kielimu, au ya kiserikali, barua rasmi ni chombo muhimu sana. Kuandika barua rasmi inayofuata utaratibu sahihi huongeza uwezekano wa kupokelewa kwa heshima, kueleweka kwa ujumbe, na kuchukuliwa kwa uzito unaostahili. Hivyo, kuelewa muundo wa barua rasmi ni jambo la msingi kwa mwanafunzi, mfanyakazi, au mjasiriamali.
Muundo wa Barua Rasmi
Barua rasmi ina sehemu maalum ambazo lazima zifuatwe ili kudumisha hadhi, weledi, na ufanisi wa mawasiliano. Hapa chini ni muundo wa kawaida wa barua rasmi:
1. Anwani ya Mwandishi (Kulia Juu)
Hii ni sehemu ya kuandika anwani ya unayetuma barua, ikijumuisha:
- Jina la mtaa au kijiji
- Sanduku la posta (kama lipo)
- Wilaya, mkoa
- Tarehe ya kuandika barua
Mfano:
Mtaa wa Kilimani
S.L.P 244
Morogoro
28 Aprili 2025
2. Anwani ya Mpokeaji (Kushoto Chini ya Anwani ya Mwandishi)
Hapa huandikwa cheo cha mpokeaji, idara au taasisi anayowakilisha, na mji/eneo analofanyia kazi.
Mfano:
Mkurugenzi
Halmashauri ya Manispaa ya Morogoro
S.L.P 112
Morogoro
3. Salamu ya Heshima
Salamu fupi ya kitaalamu kama:
YAH: Ombi la Kupatiwa Cheti cha Kuzaliwa
Kisha ifuate na salamu rasmi kama:
Ndugu Mkurugenzi,
4. Kiini cha Barua (Mambo ya Kuandika)
Hii ndiyo sehemu kuu ya barua rasmi, ikijumuisha:
- Utangulizi: Eleza sababu ya barua kwa kifupi
- Maelezo ya Kina: Toa taarifa muhimu au ombi lako
- Hitimisho: Hitimisha kwa heshima na matumaini ya kupokelewa kwa barua
5. Hitimisho Rasmi
Mifano ya hitimisho rasmi ni:
- Wako Mwaminifu,
- Kwa heshima,
6. Sahihi ya Mwandishi
Andika jina lako kamili na sahihi yako halisi chini ya hitimisho.
Mfano:
Juma Selemani
(Mwanafunzi)
Faida za Kufuata Muundo wa Barua Rasmi
- Huweka ujumbe wako katika hali ya kitaalamu
- Huwezesha mawasiliano mazuri na ya heshima
- Hufanya barua yako izingatiwe zaidi na kupokelewa vizuri
- Ni kiashiria cha nidhamu na uelewa wa mawasiliano rasmi.
Mapendekezo ya Muandishi:
